Sabia que um e-mail enviado pela sua empresa pode valer como confissão em tribunal?

No quotidiano empresarial, são muitas as situações em que gestores, comerciais ou administrativos respondem por e-mail a fornecedores, clientes ou parceiros. No entanto, certas comunicações eletrónicas, como um simples e-mail, podem ter valor probatório relevante e, em contexto de litígio, ser interpretadas como confissão extrajudicial, nos termos do artigo 358.º do Código Civil.

Para que tal ocorra, é necessário que a comunicação preencha certos requisitos, nomeadamente que o seu autor esteja claramente identificado. A identificação pode consubstanciar-se numa assinatura eletrónica simples, implicando essa mesma assinatura que o documento já possa ser apreciado “nos termos gerais do Direito”, como previsto no artigo 3.º, n.º 10 do Decreto-Lei n.º 12/2021, de 9 de fevereiro, ou seja, poderá ser livremente apreciado pelo Tribunal, em conformidade com o artigo 366.º do Código Civil.

Ademais, a comunicação deverá ainda conter factos juridicamente relevantes — como o reconhecimento de uma dívida, a aceitação de uma cláusula ou a admissão de incumprimento — expressos de forma inequívoca.

Preenchidos estes requisitos e estando, consequentemente, a comunicação sujeita à livre apreciação do Tribunal, já foram proferidas decisões judiciais de acordo com as quais as mesmas foram consideradas provas escritas eficazes, com impacto direto na condução e desfecho da ação.

Assim, apesar de informal, a comunicação pode vincular juridicamente a empresa, mesmo quando redigida por colaboradores sem poderes formais, desde que atuem no âmbito das suas funções habituais. Este risco é especialmente relevante em litígios de natureza civil e comercial, onde as partes disputam obrigações contratuais, prazos, montantes ou prestações alegadamente incumpridas.

A adoção de boas práticas internas na comunicação escrita é, por isso, fundamental para mitigar riscos e evitar a produção inadvertida de elementos desfavoráveis no processo.

Desta forma, os e-mails devem ser redigidos por pessoas autorizadas e responsáveis por temas contratuais ou financeiros, de forma cuidadosa, da qual não possa resultar o reconhecimento de dívidas, incumprimentos ou qualquer responsabilidade contratual.

Todos os e-mails enviados devem ser devidamente conservados para posterior consulta e, posteriormente, já num contexto de conflito pré-contencioso, aos cuidados descritos deve ser acrescentada uma revisão de todas as comunicações por um departamento jurídico.

Em caso de dúvida sobre o valor ou a admissibilidade de uma determinada comunicação eletrónica no contexto de um litígio, é essencial obter orientação jurídica qualificada.

A equipa da Caiado Guerreiro está disponível para prestar esclarecimentos, avaliar a situação concreta e apoiar na definição da estratégia adequada — seja em sede preventiva, seja no contencioso civil ou penal.